Etika menelpon dan menerima telepon

Sebenarnya pekerjaan menelpon atau menerima telpon itu adalah pekerjaan yang terlihat sangat mudah dan sepertinya sangat memperlihatkan keakraban apa lagi yang ditelepon atau yang menelpon adalah orang yang sudah dikenal, maka dalam hal ini kadang etika menerima telpon dan menelpon itu sering diabaikan. Meskipun demikian ada kalanya kita memperhatikan etika menelpon atau menerima telpon jika kita di posisikan pada keadaan yang menuntut profesionalisme dalam melakukannya.

Menurut pendapat saya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan panggilan atau menerima panggilan telpon, beberapa hal ini yang saya tuliskan adalah berdasarkan pengalaman saya dan dan beberapa yang sering saya dengar dari beberapa orang yang sering menerima dan melakukan panggilan telepon. Secara umum perhatikan saat menelpon, bila kita menghormati pihak lain, berlaku santun dan hangat maka akan dapat memberikan kesan yang baik kepada pihak lain. 

Dalam perusahaan biasanya layanan telepon akan dilayani pada saat jam kerja, namun tidak menutup kemungkinan juga ada layanan call center  24 jam, jadi kapanpun dihubungi akan ada yang menjawab telepon. Waktu berbicara sebaiknya antara 3~5 menit, sebisa mungkin tingkatkan efisiensi pembicaraan untuk mengurangi waktu yang tersita. Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum melakukan panggilan jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

1. Pastikan nomor telpon tujuan anda sudah benar supaya tidak terjadi salah sambung.
2. Setelah telepon terhubung, maka tunggu sampai berbunyi nada sambung selama 3-4 kali, jika tidak ada yang mengangkat maka segera tutup telpon berarti disana tidak ada orang dan silahkan ulangi lagi setelah 5-10 menit lagi.
3. Jika sudah ada yang mengangkat telpon, biarkan penerima telpon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa, menyebutkan nama perusahaan dan siapa yang berbicara.
4. Berbicara dengan suara secukupnya artinya tidak terlalu keras dan tidak terlalu kecil, karena jika terlalu keras bisa mengganggu orang disekitar anda jika terlalu kecil mungkin penerima susah mendengar suara anda.
5. Setelah itu baru giliran anda berbicara dan tanyakan apa dan siapa yang anda cari dengan jelas dan singkat mulai dari nama orangnya dan jabatan atau departemennya dan sebutkan juga nama anda dan dari mana.
6. Jika yang anda cari orangnya ada, maka mungkin akan segera disambungkan dan disuruh menunggu beberapa saat, jika orang yang anda cari tidak ada maka mungkin anda akan ditanya apakah ada pesan untuk yang dicari.
7. Ingat juga waktu bicara jangan sampai lebih dari 5 menit, karena ada beberapa perusahaan yang menerapkan sistem mati secara otomatis jika sudah menelpon lebih dari 5 menit.
8. Jika sudah mau mengakhiri percakapan jangan lupa bilang terimakasih dan anda harus menutup telpon karena anda yang menelpon.

Adapun beberapa yang harus diperhatikan sebelum menerima panggilan telpon jika kamu tidak tahu dengan siapa nantinya kamu berbicara adalah sebagai berikut:

1. Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama karena mungkin ada juga orang yang tidak tahu etika menelpon seperti yang saya jelaskan diatas, telpon itu berdering maksimal sampai 3-4 kali.
2. Pastikan anda berbicara dengan nada yang bersahabat, tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu kecil, jika yang menelpon sudah bicara mau apa dan mencari siapa dan dimana, mungkin kamu bisa menanyakan siapa yang menelpon dan dari mana dan jangan luap ucapkan salam.
3. Pastikan anda memberi informasi yang benar atas apa yang penelpon inginkan, jika yang dicari ada maka langsung sambungkan, jika tidak ada mungkin anda bisa menyuruh menelpon beberapa saat lagi dan minta tinggalkan pesan.
4. Jangan pernah menutup telpon kalau penelpon belum menutup telponnya terlebih dahulu, mungkin dibelakang penelpon ingin berbicara lagi karena sebelumnya kelupaan.
5. Biasakan bilang terimakasih dan menyapa penelpon sebelum menutup percakapan.

Mungkin hanya itu tips dan etika menelpon dan menerima telepon yang bisa saya berikan, semoga bermanfaat dan saya ucapkan terimakasih.

Kriana Saya hanya orang yang menyempatkan diri untuk menulis tentang apa saja ketika saya sempat menulis, untuk diri sendiri maupun informasi untuk orang lain

Berbagi :